График учета рабочего времени

Лучший табель учета рабочего времени в Excel

Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.

Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).

Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника.

Правила составления графика сменности согласно ТК РФ

Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.

Заполняем вводные данные функциями Excel

Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.

Скачать табель учета рабочего времени:

  1. Скачать бланк Т-13
  2. Скачать бланк Т-12

В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.

Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.

В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.

Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.

Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.

Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;""). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.

Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.



Автоматизация табеля с помощью формул

Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.

Для примера возьмем такие варианты:

  • В – выходной;
  • Я – явка (рабочий день);
  • ОТ – отпуск;
  • К – командировка;
  • Б – больничный.

Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;"Я";"В"). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:

Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» — «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24="В";"";8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:

Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:

Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.

Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» — простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:. Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы:

Все формулы копируем и вставляем в соответствующие ячейки по всему списку сотрудников. При заполнении такого табеля нужно будет корректировать условные обозначения по работникам.

Если изменяется календарь, то меняются выходные и явки. Вручную проставляем прогулы, отгулы и т.п. Все остальное посчитается автоматически.

Как составить положение о суммированном учете рабочего времени

В положении о суммированном учете рабочего времени рекомендуется указать общие положения, порядок учета рабочего времени, обязанности работников и должности, в отношении которых применяется суммированный учет.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 Трудового кодекса РФ). Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 N 588н.

Когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, — три месяца.

В случае если по причинам сезонного и (или) технологического характера для отдельных категорий работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, установленная продолжительность рабочего времени не может быть соблюдена в течение учетного периода продолжительностью три месяца, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года.

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

Суммированный учет рабочего времени применяется, как правило, при сменной работе, работе в режиме гибкого рабочего времени, вахтовом методе работы (ст. 103, ч. 2 ст. 102, ч.

Лучший табель учета рабочего времени в Excel

1 ст. 300 ТК РФ).

Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, утверждаемыми работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. ст. 104, 190 ТК РФ).

Таким образом, правилами внутреннего трудового распорядка устанавливается только порядок введения суммированного учета, при этом все особенности ведения самого учета можно прописать в локальном нормативном акте, например в положении о суммированном учете рабочего времени (ст. 8 ТК РФ). В законодательстве не установлены требования, которые работодатели должны соблюдать при его составлении. Вместе с тем рекомендуется отразить в нем общие правила ведения суммированного учета на предприятии, данные о продолжительности одной рабочей смены и о количестве рабочих дней в течение учетного периода.

Положение о суммированном учете рабочего времени можно разделить на следующие разделы:

  • общие положения, в которых указываются основания для введения суммированного учета рабочего времени и информация о продолжительности учетного периода;
  • порядок учета рабочего времени;
  • обязанности работников (как правило, руководителей структурных подразделений) по ведению учета;
  • должности, в отношении которых применяется суммированный учет. Как правило, этот список оформляется отдельным приложением.

Положение о суммированном учете рабочего времени утверждается приказом работодателя.

Положение о суммированном учете рабочего времени – Образец

Утверждено
приказом ОАО "Атлант"
от ________ N _______

Положение
о суммированном учете рабочего времени
ОАО "Атлант"

1. Общие положения

1.1. Суммированный учет вводится при выполнении отдельных видов работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. Перечень должностей работников ОАО "Атлант", по которым устанавливается суммированный учет рабочего времени, указан в приложении к настоящему Положению.

1.2. Продолжительность учетного периода на предприятии для всех категорий работников, по которым применяется суммированный учет, устанавливается равной месяц. Учетный период охватывает рабочее время, в том числе часы работы в выходные и нерабочие праздничные дни, и время отдыха.

1.3. Суммарная продолжительность рабочего времени в течение учетного периода не должна превышать нормального числа рабочих часов за этот период. При этом ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени по графику сменности может в определенных пределах отклоняться от нормы рабочего дня и рабочей недели.

Недоработка (переработка) должна быть скорректирована в установленный учетный период, чтобы сумма отработанных часов не превышала норму рабочих часов учетного периода.

1.4. Рабочее время и время отдыха в рамках учетного периода регламентируются графиком сменности, который утверждается руководителем ОАО "Атлант".

1.5. Норма рабочего времени определяется в соответствии с производственным календарем на каждый календарный год, с учетом ограничений по продолжительности рабочего дня, рабочей недели и других ограничений продолжительности рабочего времени, установленных ТК РФ.

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

2. Порядок учета рабочего времени

2.1. Отработанное время при суммированном учете определяют с момента фактического начала выполнения работником трудовых обязанностей на определенном ему рабочем месте и до момента фактического освобождения от работы.

2.2. Учет рабочего времени осуществляется помесячно на основании ведения табеля учета рабочего времени.

2.3. Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени возлагаются на руководителя структурного подразделения или иное лицо, ответственное за ведение табеля в подразделении.

2.4. Рабочее время отражается в табеле учета рабочего времени методом сплошной регистрации явок и неявок на работу.

2.5. Привлечение работников к сверхурочной работе, работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится в случаях и порядке, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации, на основании приказа руководителя ОАО "Атлант".

3. Обязанности должностных лиц по ведению суммированного учета рабочего времени

3.1. Суммированный учет осуществляется на основании данных табеля учета рабочего времени и ведется помесячно.

3.2. Руководитель подразделения, где применяется суммированный учет, на основании данных об отработанном времени обеспечивает продолжительность рабочего времени каждого работника за учетный период исходя из нормы рабочих часов.

3.3. Данные об отработанном времени представляются лицом, осуществляющим контроль за использованием рабочего времени в целом по ОАО "Атлант", ежемесячно.

3.4. Руководитель структурного подразделения, иное ответственное лицо в структурном подразделении обязаны:

3.4.1 вести точный учет времени, фактически отработанного каждым работником;

3.4.2 вести точный учет сверхурочных работ за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), работ в выходные и нерабочие праздничные дни на каждого работника, привлеченного к данным работам;

3.4.3 принимать меры, чтобы продолжительность сверхурочной работы не превышала для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

3.5. Работник, отработавший все предусмотренные графиком смены, при суммированном учете рабочего времени получает полную месячную заработную плату. При неполной отработке смен по графику оплата производится пропорционально отработанному времени.

Приложение
к Положению о
суммированном учете
рабочего времени,
утвержденному
приказом ОАО "Атлант"
от ________ N _______

Перечень
должностей, по которым установлен суммированный
учет рабочего времени

1. Продавец-консультант.

2. Кассир.

3. Мерчандайзер.

4. Охранник.

С.А. Терентьев
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *